CHARGE D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE | Perpignan | 50D9B4F4

Objectif

Assurer les activités d'accueil d'une structure Assurer l'accueil physique et téléphonique Gérer des situations complexes à l'accueil Traiter les flux d'information internes et externes Gérer les activités administratives d'une structure Prendre en charge les activités administratives courantes Assurer le traitement administratif des dossiers Traiter les réclamations courantes

Programme

Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative). En front office, il assure l'accueil physique et téléphonique, identifie les besoins des interlocuteurs, les informe et les oriente vers les services compétents, contrôle l'accès à la structure, et traite les flux d'information entrants et sortants. Il gère simultanément l'accueil des visiteurs, les appels téléphoniques et les informations reçues par divers canaux. Il enregistre également les informations dans les systèmes d'informations de la structure, garantissant la traçabilité des interactions. En back office, il prend en charge divers travaux administratifs comme la production d'écrits professionnels, la gestion des rendez-vous et la planification des réunions, la numérisation, le classement et l'archivage des dossiers. Il constitue et vérifie la conformité de dossiers, gère les demandes et commandes, assure leur suivi, et si nécessaire effectue les relances. Il traite, également, les réclamations et litiges de premier niveau, propose des solutions adaptées tout en respectant les procédures internes de la structure. Le chargé d'accueil et de gestion administrative  dispose d'une marge de manœuvre pour résoudre des situations délicates ou conflictuelles dans les limites définies par sa hiérarchie. Il est responsable de la protection des informations transmises, avec une attention particulière à la confidentialité, conformément aux consignes et procédures de la structure. Il doit être capable d'organiser son travail en fonction des priorités fixées et des délais impartis. Le chargé d'accueil et de gestion administrative interagit avec une diversité d'interlocuteurs internes (collaborateurs, hiérarchie, services connexes) et externes (visiteurs, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux). Le poste de chargé d'accueil et de gestion administrative se déroule majoritairement, de façon sédentaire, en espaces d'accueil mais également au sein de services administratifs. Son activité implique des contacts fréquents en face à face, à distance ou par téléphone. Les horaires peuvent être variables selon les besoins de la structure, avec parfois des astreintes en période de forte affluence. L'environnement de travail nécessite une adaptation rapide aux imprévus et peut engendrer des situations de stress, notamment lors de situations conflictuelles. L'utilisation quotidienne des outils numériques tels que CRM (Custumer relationship management), ERP (Enterprise Resource Planning), GED (Gestion électronique des documents), agendas partagés, messageries électroniques, standard téléphonique, implique une actualisation constante des compétences liées aux évolutions technologiques.  

Adresse : 1 avenue Paul Dejean

Ville : 66000 Perpignan

Territoire : 66 (66)

Modalite : Presentiel ou hybride

Niveau vise : TITRE PROFESSIONNEL HOMOLOGUE OU CERTIFIE (4)

Categorie : Secretariat, Bureautique

Domaine : 324p : Organisation du travail de bureau, organisation -bureautique

Code RNCP : RNCP41239

Code CFD : 46T32405

Centre : IRFA SUD

SIRET : 31550339100098

Qualiopi : organisme reference comme certifie dans les donnees source.

Voies d'acces : Apprentissage, Contrat de professionnalisation, Formation continue, Experience

Annee de cycle : 1