ASSISTANT DE DIRECTION (LA COMPAGNIE DE | Clermont-Ferrand | 3F9270F1

Objectif

Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques (Outlook ou Google Agenda ou Calendrier pour Mac) pour planifier les réunions et les déplacements des responsables Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l'organisation, de son fonctionnement et des outils tels que la matrice d'Eisenhower ou la méthode NERAC pour optimiser la gestion du temps de la direction et des équipes Concevoir les tableaux de bord de suivi de l'activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d'activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d'informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l'organisation (CRM, ERP, logiciel interne, etc.) pour détecter les manques et les dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions d'amélioration

Programme

Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l'organisation pour fluidifier les circuits d'information afin de faciliter l'exécution des tâches administratives Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation Déterminer l'objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique Diffuser, après contrôle, l'information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles de la personne ou du service destinataire pour rendre l'information disponible rapidement pour les parties concernées Organiser le classement et l'archivage papier ou numérique de l'information selon la règlementation en vigueur pour permettre aux utilisateurs d'accéder facilement à l'information souhaitée Accueillir en français et en anglais les différentes parties prenantes (clients, fournisseurs, salariés, partenaires, etc.) en prenant en compte les différences culturelles et les éventuelles situations de handicap pour répondre à leurs demandes dans le respect des consignes et des délégations Identifier les difficultés et/ou tensions éventuelles en analysant la situation professionnelle in situ pour adapter son attitude et son comportement afin de gérer des situations parfois complexes Recueillir méthodiquement l'ensemble des informations nécessaires à la réalisation d'un événement en mettant en lien les enjeux de l'évènement, les spécificités de la structure et son fonctionnement pour prévoir l'organisation et le budget dans le respect des obligations règlementaires et des contraintes définies Contrôler le respect de la planification et du budget déterminés en utilisant les logiciels et outils dédiés pour actualiser le logiciel d‘ordonnancement et informer les parties prenantes des écarts et/ou dysfonctionnements identifiés Proposer des mesures correctives éventuelles en respectant les contraintes du projet (procédures, échéances, budget, etc.) et/ou d'améliorations pour les projets futurs afin de minimiser l'impact des écarts et des dysfonctionnements identifiés  

Adresse : 88 Rue Pierre Estienne

Ville : 63000 Clermont-Ferrand

Territoire : 63 (63)

Modalite : Presentiel ou hybride

Niveau vise : TITRE PROFESSIONNEL HOMOLOGUE OU CERTIFIE (5)

Categorie : Secretariat, Bureautique

Domaine : 324 : Secrétariat, bureautique

Code RNCP : RNCP41722

Code CFD : 36X32402

Centre : CLERMONT AVENIR ALTERNANCE

SIRET : 93974520400023

Qualiopi : organisme reference comme certifie dans les donnees source.

Voies d'acces : Apprentissage, Contrat de professionnalisation, Formation continue, Statut eleve, Experience

Annee de cycle : 1