Contrat
CDD - 4 Mois
Territoire
La Réunion
Ville
Saint-Pierre
Remuneration
Selon grille indicaire et expérience
Experience
Débutant accepté
Candidature
Externe
1 Le Poste
En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.
Accueil du public
- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
- Renseigner l'application PARCOURS
Gestion du secrétariat
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
- Créer les dossiers jeunes
- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité
Gestion des aspects logistiques de l'unité
- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement
- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique
- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT
Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines
- Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE
2 Le Profil Recherche
Experience
Débutant accepté
Formation
- Secrétariat assistanat - Bac+2 ou équivalents
Permis
- B - Véhicule léger (souhaite)
Competences
- Planification des tâches et gestion des priorités (souhaite)
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements (souhaite)
- Gérer la communication interne et externe (souhaite)
- Maintenir à jour les dossiers administratifs (souhaite)
- Planifier et organiser des réunions (souhaite)
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction (souhaite)
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) (souhaite)
- Relayer de l'information (souhaite)
- Utiliser une messagerie sécurisée (souhaite)
Qualites professionnelles
- Faire preuve de réactivité - Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Faire preuve de rigueur et de précision - Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
7 Compétences requises
- Planification des tâches et gestion des priorités Souhaitée
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements Souhaitée
- Gérer la communication interne et externe Souhaitée
- Maintenir à jour les dossiers administratifs Souhaitée
- Planifier et organiser des réunions Souhaitée
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction Souhaitée
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) Souhaitée
- Relayer de l'information Souhaitée
- Utiliser une messagerie sécurisée Souhaitée
8 Qualités professionnelles
- Faire preuve de réactivité — Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Faire preuve de rigueur et de précision — Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs — Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
9 Langues & Permis
Permis :
B - Véhicule léger
10 Conditions de travail
Nombre de postes
1
Durée de travail
Temps partiel - 18H35/semaine
Travail en journée
Déplacements
Ponctuels Zone départementale
Expérience obligatoire
Débutant accepté
3 Remuneration
Selon grille indicaire et expérience
Remuneration brute mensuelle
4 Referentiel France Travail
Code contrat
CDD
Nature de contrat
(Contrat travail)
Code NAF
84.23Z
Secteur d'activite
Justice
5 Metier (ROME)
M1604 — Assistant / Assistante de direction
Appellation : Secrétaire de direction
6 Les Avantages
Remuneration et complements
- Selon grille indicaire et expérience
- Ordinateur portable
Conditions et avantages
- Temps partiel - 18H35/semaine Travail en journée
- Temps partiel
- Ponctuels Zone départementale
- Employé qualifié
- Taille de l'etablissement : 100 à 199 salariés
A propos de l'employeur
Justice
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