Assistant administratif polyvalent (H/F)

L'Association, service d'aide et d'accompagnement à domicile, recherche un **assistant administratif polyvalent** pour renforcer son équipe administrative et contribuer au bon fonctionnement quotidien de la structure. Sous la responsabilité de la direction, vous participez à la gestion administrative de l'association et assurez un rôle central dans l'accueil, l'organisation, le suivi des dossiers et la circulation des informations entre les bénéficiaires, les familles, les intervenantes à domicile, les partenaires médico-sociaux et les organismes financeurs. Vos principales missions seront les suivantes : **Accueil et secrétariat** Assurer l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, familles, salariés et partenaires. Renseigner, orienter et transmettre les demandes aux bons interlocuteurs. Gérer les courriers, mails, documents administratifs et appels entrants. Classer, numériser et archiver les documents selon les procédures internes. **Gestion administrative des bénéficiaires** Participer à la création, la mise à jour et le suivi des dossiers bénéficiaires. Collecter les pièces nécessaires : APA, PCH, caisses de retraite, mutuelles, prises en charge, contrats de prestation. Assurer le suivi administratif des interventions à domicile. Contribuer à la bonne transmission des informations liées aux besoins des personnes accompagnées, dans le respect de la confidentialité et de la bientraitance. **Appui à la gestion du personnel** Participer au suivi administratif des salariées : dossiers du personnel, absences, congés, visites médicales, documents contractuels. Aider à la préparation des éléments variables de paie : heures réalisées, absences, remplacements, majorations éventuelles. Participer à la planification ou à la mise à jour des plannings selon les besoins du service. Contribuer au suivi des obligations liées au Code du travail et aux règles internes de l'association. **Suivi administratif et organisation** Mettre à jour les tableaux de bord de suivi. Participer au suivi des factures, règlements, relances simples et documents comptables transmis au cabinet ou au service concerné. Préparer des documents administratifs, courriers, attestations, comptes rendus ou supports internes. Contribuer à l'amélioration des procédures et à la qualité du service rendu. **Conditions d'exercice** Le poste s'exerce principalement au siège de l'association, dans un environnement médico-social dynamique, humain et exigeant. Vous travaillerez en lien direct avec la direction, l'équipe administrative, les intervenantes à domicile, les bénéficiaires et les partenaires institutionnels. Ce poste nécessite une grande discrétion professionnelle, une bonne capacité d'adaptation, de la rigueur, le sens de l'organisation et une aisance relationnelle. La personne recrutée devra savoir gérer les priorités, faire preuve de réactivité et conserver une posture professionnelle bienveillante, y compris dans les situations sensibles. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable : Word, Excel, messagerie électronique, classement numérique. Une connaissance du secteur de l'aide à domicile, du médico-social, de l'APA, de la PCH ou des logiciels de planning/facturation serait un atout apprécié. **Conditions horaires** Le poste est proposé sur des horaires de bureau, à définir selon l'organisation interne de l'association. Des ajustements ponctuels peuvent être nécessaires en fonction de l'activité, des urgences administratives ou des besoins du service.

Experience

1 An(s)

Formation

• Bac+2 ou équivalents - SP3S
• Bac+2 ou équivalents - Gestion de la PME

Langues

• Français (exige)

Permis

• B - Véhicule léger (souhaite)

Competences

• Gestion administrative du courrier (souhaite)
• Classer des documents (souhaite)
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous (souhaite)
• Mettre à jour un dossier, une base de données (souhaite)

Qualites professionnelles

• Faire preuve de rigueur et de précision - Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Faire preuve de créativité, d'inventivité - Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, …).
• Faire preuve de réactivité - Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

M1607 — Secrétaire

Appellation : Assistant administratif / Assistante administrative

Conditions et avantages

• 35H/semaine Travail en journée
• Temps plein
• Employé qualifié
• Taille de l'etablissement : 20 à 49 salariés

A propos de l'employeur

Aide à domicile