Assistant / Assistante de gestion administrative

Missions : 1. Assistance administrative générale : - Assurer le secrétariat courant du service (gestion du courrier, mails, appels, rédaction de courriers, comptes rendus.). - Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (notes internes, comptes-rendus, tableaux de bord, etc.). - Classer, archiver, organiser les documents administratifs et pédagogiques (numériques et papier). - Organiser les agendas, planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus. - Suivre les plannings des activités validés, et mettre à jour les calendriers partagés. - Préparer les documents administratifs nécessaires aux événements, sorties ou partenariats. - Suivre les tableaux de bord administratifs et opérationnels (plannings validés, suivi des projets, activités transversales.). - Suivre les échéances clés (formations, réunions, campagnes d'inscription, etc.). - Collecter, vérifier et classer les demandes diverses des responsables de structure et les transmettre à la RJ - Archiver les incidents remontés par les responsables de structure - Préparer et suivre les consultations en lien avec le service achats 2. Appui à la gestion des activités et des évènements : - Participation à l'organisation logistique des activités majeures (évènements, sorties exceptionnelles, projets partenariaux.) et des grands évènements - Participer au suivi des validations (activités, achats, sorties) et assurer la diffusion des informations validées. - Mettre à jour et centraliser les supports pédagogiques, outils de suivi et reporting demandés par la Responsable - Appuyer le suivi budgétaire des évènements et activités (saisies, rapprochements, préparation de bilans...) - Suivre le rendu des différents livrables (projet, bilan) et transmission à la RJ - Contrôle des cohérences des activités prévues par les responsables de structure avec le référent évènementiel, le référent partenariat, le référent inclusion - Gestion des achats et contrôle (cohérence et respect des budgets) 3. Interface avec les services internes et externes : - Être un relais d'information entre le service et les responsables de structure. - Assurer la liaison administrative avec les services supports internes (RH, formation, communication, inscription.). - Maintenir à jour la base de données des écoles (fiche contact, nombre d'enfants, référents, etc.). - Organiser les réunions et comités de pilotage avec les institutions partenaires (Mairie, Région, DRAJES.). - Remplir les différentes déclarations et demandes d'habilitation (TAM.) - Assurer la liaison administrative avec les services de la mairie COMPÉTENCES REQUISES Savoirs : - Connaissance du fonctionnement des collectivités et des acteurs institutionnels (Mairie, Région, DRAJES.). - Connaissance du secteur de l'animation, du périscolaire et extrascolaire appréciée. - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion.). Savoir-faire : - Excellente organisation et gestion des priorités. - Capacité à rédiger des documents administratifs et à mettre en forme des supports. - Maîtrise du suivi administratif et financier (demandes d'achats, facturation, bilans). Savoir-être : - Rigueur, autonomie, sens du service. - Aisance relationnelle et discrétion. - Capacité à travailler en transversalité et à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Experience

1 An(s) - secteur éducatif, associatif - secteur éducatif, associatif

Formation

• Gestion PME PMI - Bac+2 ou équivalents

Competences

• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité (souhaite)
• Utiliser les outils numériques (souhaite)
• Classer des documents (souhaite)
• Mettre à jour un dossier, une base de données (souhaite)

M1621 — Assistant / Assistante de gestion administrative

Appellation : Assistant / Assistante de gestion administrative

Conditions et avantages

• 35H/semaine Travail en journée
• Temps plein
• Employé qualifié
• Taille de l'etablissement : 100 à 199 salariés

A propos de l'employeur

Action sociale sans hébergement n.c.a.