Contrat
CDD - 4 Mois
Territoire
Guyane
Ville
KOUROU
Remuneration
Mensuel de 2000.0 € à 2200.0 € sur 12.0 mois - Prime d'ancienneté en fonction des années d'expériences professionnelles
Experience
2 An(s)
Candidature
Externe
1 Le Poste
Les ACT Guyane recherche pour son site de Kourou un(e) assistant (e) H/F à temps partiel (28h/semaine).
Dans un rôle significatif d'appui du Chef de service de son établissement, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité de la structure.
Sur des fonctions polyvalentes, il/elle est garant de la bonne organisation de certains évènements : il/elle coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appui plus généralement la direction de l'établissement. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.
Rattaché-e à la directrice et en lien fonctionnel avec la le Chef de service, vous les soutenez dans le suivi administratif et comptable de l'établissement. Vous contribuez activement à la gestion administrative des ressources humaines, la gestion des fournisseurs, à l'accueil et à la gestion des dossiers des résidents.
Missions et Activités :
Secrétariat :
- Gérer le secrétariat de direction et l'interface avec les services internes et externes
- Filtrer les correspondances et appels téléphoniques vers la Direction
- Accueil physique des visiteurs
- Organiser les rendez-vous, le planning, et les déplacements de la cheffe de service et le cas échéant des collaborateurs.
- Actualiser les informations professionnelles et règlementaires et procède à l'archivage et au classement des documents.
- Conçoit et rédige des courriers, rapports, notes et présentations.
- Préparer et organiser les réunions notamment celle relatives à la vie associative (convocations, préparation des dossiers, envoi des documents, réservations des salles, suivi liste des présents, diffusion des procès-verbaux .).
- Contribuer à la gestion RH de l'établissement
- Assurer la gestion administrative du personnel en lien avec l'équipe de direction et Tenir le registre du personnel et les dossiers du personnel,
Gérer les absences (congés, arrêts maladie, maternité, AT, etc.),
- Gérer la partie administrative des relations avec les Instances Représentatives du Personnel.
- Tenir à jour le panneau d'affichage employeur.
Gestion comptable:
- Tenue de la caisse, du journal des dépenses et des factures à payer
- Récupération, vérification et transmission des documents comptables au référent comptable
Résidents :
- Accueil, écoute et orientation
- Gérer les dossiers des résidents (constitution de son dossier unique, suivi, encaissement des participations financières, courriers).
Missions transversales :
- Classement et archivage, Optimisation des processus et outils
- Préparer les éléments administratifs et assurer le suivi des dossiers des résidents.
2 Le Profil Recherche
Experience
2 An(s)
Formation
- Secrétariat assistanat direction - Bac+2 ou équivalents - ASSISTANT DE DIRECTION
Permis
- B - Véhicule léger (exige)
Competences
- Planification des tâches et gestion des priorités (souhaite)
- Assistant de gestion et d'administration d'entreprise (souhaite)
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements (souhaite)
- Assurer la confidentialité des échanges et informations (souhaite)
- Classer des documents (souhaite)
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants (souhaite)
- Maintenir à jour les dossiers administratifs (souhaite)
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction (souhaite)
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) (souhaite)
- Rédiger un compte rendu de réunion (souhaite)
- Relayer de l'information (souhaite)
- Utiliser les outils numériques (souhaite)
- Savoir adapter son mode de communication au public (exige)
- Bonne communication orale et écrite (exige)
- Appétence pour le travail en équipe réduite (exige)
- gestion des dossiers du personnel (exige)
Qualites professionnelles
- Avoir l'esprit d'équipe - Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie - Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
7 Compétences requises
- Planification des tâches et gestion des priorités Souhaitée
- Assistant de gestion et d'administration d'entreprise Souhaitée
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements Souhaitée
- Assurer la confidentialité des échanges et informations Souhaitée
- Classer des documents Souhaitée
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Souhaitée
- Maintenir à jour les dossiers administratifs Souhaitée
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction Souhaitée
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) Souhaitée
- Rédiger un compte rendu de réunion Souhaitée
- Relayer de l'information Souhaitée
- Utiliser les outils numériques Souhaitée
- Savoir adapter son mode de communication au public Exigée
- Bonne communication orale et écrite Exigée
- Appétence pour le travail en équipe réduite Exigée
- gestion des dossiers du personnel Exigée
8 Qualités professionnelles
- Avoir l'esprit d'équipe — Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie — Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs — Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
9 Langues & Permis
Permis :
B - Véhicule léger
10 Conditions de travail
Nombre de postes
1
Durée de travail
Temps partiel - 28H/semaine
Travail en journée
Déplacements
Fréquents Zone départementale
Expérience obligatoire
Oui
3 Remuneration
Mensuel de 2000.0 € à 2200.0 € sur 12.0 mois - Prime d'ancienneté en fonction des années d'expériences professionnelles
Remuneration brute mensuelle
4 Referentiel France Travail
Code contrat
CDD
Nature de contrat
(Contrat travail)
Code NAF
94.99Z
Secteur d'activite
Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
5 Metier (ROME)
M1604 — Assistant / Assistante de direction
Appellation : Assistant / Assistante de direction
6 Les Avantages
Remuneration et complements
- Prime d'ancienneté en fonction des années d'expériences professionnelles
- Titres restaurant / Prime de panier
- Complémentaire santé
Conditions et avantages
- Temps partiel - 28H/semaine Travail en journée
- Temps partiel
- Fréquents Zone départementale
- Employé qualifié
- Taille de l'etablissement : 20 à 49 salariés
A propos de l'employeur
Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
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