Contrat
CDI
Territoire
Martinique
Ville
Rivière-Salée
Remuneration
Primes
Experience
1 An(s)
Candidature
Externe
1 Le Poste
Intitulé du poste : Assistante Administrative et Planification
Nature du contrat : CDI
Positionnement hiérarchique : Rattachée à la Direction commerciale
FINALITÉ DU POSTE :
Assurer en priorité la planification opérationnelle des interventions techniques afin de garantir l'optimisation des tournées, la réactivité face aux urgences et la coordination efficace entre les techniciens, les concessionnaires et les clients.
Le poste comprend également des missions administratives complémentaires : facturation, recouvrement, assistance commerciale et accueil téléphonique.
MISSIONS PRINCIPALES (≈ 60 % minimum du temps de travail)
1. Planification et organisation des interventions
Élaborer et organiser les plannings quotidiens et hebdomadaires des techniciens.
Optimiser les tournées en tenant compte des zones géographiques, des priorités clients et des contraintes opérationnelles.
Arbitrer les urgences en lien avec la Direction.
Assurer la coordination avec les concessionnaires et partenaires.
Adapter les plannings en temps réel en cas d'imprévus (absences, urgences, retards, contraintes techniques).
Informer les clients des créneaux d'intervention et des modifications éventuelles.
Veiller à la bonne circulation des informations entre les équipes terrain et le bureau.
MISSIONS SECONDAIRES (≈ 40 % du temps de travail)
2. Facturation
Établir les factures conformément aux interventions réalisées.
Vérifier la conformité des bons d'intervention.
Assurer le suivi administratif des dossiers clients.
3. Recouvrement
Suivre les règlements clients.
Effectuer les relances téléphoniques et écrites.
Mettre à jour les tableaux de suivi des encours.
4. Assistance commerciale
Soutien administratif aux commerciaux.
Préparation et transmission de devis.
Mise à jour des bases de données clients.
5. Accueil téléphonique
Réception des appels entrants.
Orientation des demandes vers les interlocuteurs concernés.
Prise de messages et transmission rapide des informations.
RESPONSABILITÉS
Garantir la fluidité et l'efficacité de l'organisation des interventions.
Contribuer à la satisfaction client par une planification rigoureuse et réactive.
Assurer la fiabilité des données administratives.
Respecter les priorités fixées par la Direction.
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de planification.
Capacité d'organisation et de gestion des priorités.
Rigueur administrative.
Compétences comportementales
Réactivité et sang-froid face aux urgences.
Sens du service et de la coordination.
Capacité à travailler sous pression.
Esprit structuré et méthodique.
ÉVOLUTION
Le poste est actuellement centré sur l'exécution structurée des missions définies. Une évolution pourra être envisagée ultérieurement en fonction des besoins de l'entreprise et des compétences développées.
2 Le Profil Recherche
Experience
1 An(s)
Competences
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) (souhaite)
- Classer des documents (souhaite)
- Mettre à jour un dossier, une base de données (exige)
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité (souhaite)
- Utiliser les outils numériques (exige)
- Accueillir, orienter, renseigner un public (souhaite)
- Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique (souhaite)
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement (souhaite)
- Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) (souhaite)
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation (souhaite)
- Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects (souhaite)
- Fournir des informations claires et précises par téléphone (souhaite)
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants (souhaite)
- Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc) (souhaite)
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux (souhaite)
- Gérer un planning (souhaite)
- Maintenir à jour les dossiers administratifs (souhaite)
- Maintenir une relation clientèle de qualité (souhaite)
- Réaliser la gestion administrative des contrats (souhaite)
- Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux (souhaite)
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients (souhaite)
- Traiter les factures et les rapprochements bancaires (souhaite)
- Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) (souhaite)
- Vérifier les factures et les paiements (souhaite)
Qualites professionnelles
- Avoir l'esprit d'équipe - Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Faire preuve d'autonomie - Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
7 Compétences requises
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Souhaitée
- Classer des documents Souhaitée
- Mettre à jour un dossier, une base de données Exigée
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Souhaitée
- Utiliser les outils numériques Exigée
- Accueillir, orienter, renseigner un public Souhaitée
- Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique Souhaitée
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement Souhaitée
- Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Souhaitée
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation Souhaitée
- Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects Souhaitée
- Fournir des informations claires et précises par téléphone Souhaitée
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Souhaitée
- Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc) Souhaitée
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux Souhaitée
- Gérer un planning Souhaitée
- Maintenir à jour les dossiers administratifs Souhaitée
- Maintenir une relation clientèle de qualité Souhaitée
- Réaliser la gestion administrative des contrats Souhaitée
- Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux Souhaitée
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Souhaitée
- Traiter les factures et les rapprochements bancaires Souhaitée
- Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) Souhaitée
- Vérifier les factures et les paiements Souhaitée
8 Qualités professionnelles
- Avoir l'esprit d'équipe — Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Faire preuve d'autonomie — Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs — Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
9 Conditions de travail
Nombre de postes
1
Durée de travail
35H/semaine
Travail en journée
Déplacements
Jamais
Expérience obligatoire
Oui
3 Remuneration
Primes
Remuneration brute mensuelle
4 Referentiel France Travail
Code contrat
CDI
Nature de contrat
(Contrat travail)
Code NAF
81.29A
Secteur d'activite
Désinfection, désinsectisation, dératisation
5 Metier (ROME)
M1621 — Assistant / Assistante de gestion administrative
Appellation : Assistant / Assistante de gestion administrative
6 Les Avantages
Remuneration et complements
- Primes
- Primes
- Indemnité transports
Conditions et avantages
- 35H/semaine Travail en journée
- Temps plein
- Jamais
- Employé qualifié
- Taille de l'etablissement : 3 à 5 salariés
A propos de l'employeur
Désinfection, désinsectisation, dératisation
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