Contrat
CDD - 6 Mois
Territoire
Martinique
Ville
Ducos
Remuneration
Annuel de 22416.0 € à 23400.0 €
Experience
2 An(s)
Candidature
Externe
1 Le Poste
L'Assistant(e) administratif(ve) assure un rôle de support administratif auprès de la Direction Générale, des pôles de direction et des équipes opérationnelles.
Il/Elle contribue à la continuité et à la sécurisation du fonctionnement quotidien de l'activité en assurant le suivi opérationnel des échéances administratives, la consolidation et la fiabilisation des informations, la mise à jour régulière des outils et applicatifs métiers, ainsi que la préparation, le classement et le suivi des documents nécessaires à la réalisation des prestations et au pilotage de l'activité.
Le poste nécessite un forte capacité d'organisation et d'anticipation. L'Assistant(e) administratif(ve) doit être en mesure d'identifier les besoins administratifs, de sécuriser les échéances et de faciliter le travail des équipes par une gestion rigoureuse et efficace.
Il/Elle contribue également à l'amélioration continue des procédures administratives et peut être force de proposition dans l'organisation de son périmètre d'activité.
Gestion et suivi administratif des prestations
Gérer et anticiper les échéances administratives liées aux différentes prestations en assurant les reportings ;
Assurer un soutien au suivi de l'activité des différentes prestations d'accompagnement ;
Vérifier les opérations concourant à la mise à jour des éléments de conclusion des prestations dans les applicatifs métiers, le cas échéant alerter et/ou apporter des actions correctives ;
Veiller à la complétude et à la fiabilité des informations administratives renseignées ;
Organiser, classer et archiver les documents administratifs dans les outils collaboratifs ;
Recueillir les informations nécessaires au suivi de nos activités ;
Signaler les anomalies, écarts ou échéances nécessitant une intervention ;
Contribuer à la gestion des priorités
Suivi des mises en paiement
Assurer le suivi qualitatif et quantitatif des mises en paiement ;
Contrôler la présence et la cohérence des éléments administratifs nécessaires au traitement et à la mise en paiement ;
Tenir à jour les outils de suivi associés avec le/la Responsable financier(ère) ;
Identifier et signaler les dossiers nécessitant une régularisation ou une action particulière ;
Contribuer à la fiabilisation du processus administratif de mise en paiement.
Reporting et suivi de l'activité
Recueillir et consolider les données nécessaires au suivi de l'activité ;
Mettre à jour les tableaux et outils de suivi (tableau de prime, outils de pilotage.) ;
Produire les reportings administratifs demandés ;
S'assurer obligatoirement de la fiabilité des données transmises ;
Faciliter la remontée des informations auprès des pôles de direction ;
Contribuer à la préparation des éléments nécessaires au pilotage de l'activité.
Achats, commandes et services généraux
Assurer le suivi administratif des achats et des commandes liés aux services généraux ;
Recueillir et centraliser les besoins ;
Assurer le suivi des commandes jusqu'à leur réception ;
Maintenir à jour les outils de suivi correspondants ;
Assurer les relations technico-administratives avec les prestataires et fournisseurs ;
Signaler les difficultés, retards ou anomalies constatés ;
Reporter au Responsable Logistique les éléments nécessaires au pilotage ;
2 Le Profil Recherche
Experience
2 An(s)
Formation
- Technique administrative - Bac+2 ou équivalents
- Comptabilité - Bac+2 ou équivalents
Permis
- B - Véhicule léger (souhaite)
Competences
- Bureautique et outils collaboratifs (exige)
- Gestion des urgences et des imprévus (exige)
- Planification des tâches et gestion des priorités (exige)
- Rédaction d'écrits professionnels (exige)
- Techniques de gestion administrative (exige)
- Classer des documents (souhaite)
- Mettre à jour un dossier, une base de données (exige)
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements (souhaite)
- Archiver des dossiers et documents de référence (souhaite)
- Assurer la gestion administrative d'une activité (exige)
- Préparer et suivre les dossiers de facturation (exige)
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique (souhaite)
- Utiliser les outils numériques (exige)
- Proactivité et capacité d'anticipation (exige)
- Rigueur et fiabilité (exige)
- Autonomie (exige)
- Discrétion et respect de la confidentialité (exige)
- Excel niveau intermédiaire (exige)
- Expérience en comptabilité souhaitée (souhaite)
Qualites professionnelles
- Faire preuve de réactivité - Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Faire preuve de rigueur et de précision - Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
7 Compétences requises
- Bureautique et outils collaboratifs Exigée
- Gestion des urgences et des imprévus Exigée
- Planification des tâches et gestion des priorités Exigée
- Rédaction d'écrits professionnels Exigée
- Techniques de gestion administrative Exigée
- Classer des documents Souhaitée
- Mettre à jour un dossier, une base de données Exigée
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements Souhaitée
- Archiver des dossiers et documents de référence Souhaitée
- Assurer la gestion administrative d'une activité Exigée
- Préparer et suivre les dossiers de facturation Exigée
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique Souhaitée
- Utiliser les outils numériques Exigée
- Proactivité et capacité d'anticipation Exigée
- Rigueur et fiabilité Exigée
- Autonomie Exigée
- Discrétion et respect de la confidentialité Exigée
- Excel niveau intermédiaire Exigée
- Expérience en comptabilité souhaitée Souhaitée
8 Qualités professionnelles
- Faire preuve de réactivité — Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Faire preuve de rigueur et de précision — Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs — Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
9 Langues & Permis
Permis :
B - Véhicule léger
10 Conditions de travail
Nombre de postes
1
Durée de travail
35H/semaine
Travail en journée...
Déplacements
Ponctuels Zone départementale
Expérience obligatoire
Oui
3 Remuneration
Annuel de 22416.0 € à 23400.0 €
Remuneration brute mensuelle
4 Referentiel France Travail
Code contrat
CDD
Nature de contrat
(Contrat travail)
Code NAF
70.22Z
Secteur d'activite
Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
5 Metier (ROME)
M1607 — Secrétaire
Appellation : Assistant administratif / Assistante administrative
6 Les Avantages
Remuneration et complements
- Téléphone mobile
- Ordinateur portable
Conditions et avantages
- 35H/semaine Travail en journée...
- Temps plein
- Ponctuels Zone départementale
- Employé qualifié
- 35H/semaine Travail en journée
- Travail en horaires fixes
- Taille de l'etablissement : 20 à 49 salariés
A propos de l'employeur
Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Le groupement AKSIS est expert dans le domaine du conseil en reclassement. Nous sommes spécialisés dans l accompagnement des évolutions professionnelles aux services des salariés, des demandeurs d emploi et des entreprises
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