Contrat
CDD - 12 Mois
Territoire
Guadeloupe
Ville
Baie-Mahault
Remuneration
Mensuel de 2500.0 € sur 12 mois
Experience
1 An(s)
Candidature
Externe
1 Le Poste
Assister la direction du GIP DAIFI dans la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle. Contribuer à la qualité de l'accueil, au bon fonctionnement du secrétariat et au développement de la communication interne et externe du GIP DAIFI. Participer à la gestion documentaire et au suivi des exigences qualité.
Missions principales
Assistance de direction
Assurer le secrétariat de la direction
Gérer l'agenda, les rendez-vous et les réunions
Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Assurer le suivi des dossiers confiés par la direction
Organiser les déplacements et événements professionnels
Participer à la préparation des réunions et en assurer le suivi administratif
Assurer la gestion et la diffusion des informations stratégiques de la structure
Gestion administrative et secrétariat
Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers, clients et partenaires.
Réceptionner, traiter et orienter les demandes.
Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs.
Gérer les congés et absences, et enregistrer les congés de maladie
Mettre à jour les bases de données et les tableaux de bord.
Veiller à la conformité documentaire et au respect des procédures internes.
Gérer le courrier entrant et sortant.
Communication interne
Faciliter la circulation de l'information entre les collaborateurs
Rédiger et diffuser les notes d'information internes
Participer à l'organisation des réunions d'équipe
Mettre à jour les outils collaboratifs et les supports internes
Communication externe
Participer à la promotion des activités de la structure
Mettre à jour le site internet et les réseaux sociaux
Valoriser les actions menées par l'organisme auprès des partenaires et du public
Contribuer à l'organisation d'événements, salons, réunions d'information et actions de communication
Assurer une veille sur l'image et la visibilité de la structure
Possibilité de télétravail à raison d'un jour hebdomadaire
Poste à temps complet 37H05 hebdomadaire
Prise de poste souhaitée au 21 septembre 2026
2 Le Profil Recherche
Experience
1 An(s)
Formation
- Secrétariat assistanat direction - Bac+2 ou équivalents
Competences
- Planification des tâches et gestion des priorités (exige)
- Bureautique et outils collaboratifs (exige)
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements (exige)
- Assurer la confidentialité des échanges et informations (exige)
- Gérer la communication interne et externe (exige)
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants (exige)
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) (exige)
- Utiliser les outils numériques (exige)
Qualites professionnelles
- Faire preuve de rigueur et de précision - Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Faire preuve de réactivité - Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
7 Compétences requises
- Planification des tâches et gestion des priorités Exigée
- Bureautique et outils collaboratifs Exigée
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements Exigée
- Assurer la confidentialité des échanges et informations Exigée
- Gérer la communication interne et externe Exigée
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Exigée
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) Exigée
- Utiliser les outils numériques Exigée
8 Qualités professionnelles
- Faire preuve de rigueur et de précision — Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Faire preuve de réactivité — Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs — Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
9 Conditions de travail
Nombre de postes
1
Durée de travail
37H5/semaine
Travail en journée
Déplacements
Ponctuels Zone départementale
Expérience obligatoire
Oui
3 Remuneration
Mensuel de 2500.0 € sur 12 mois
Remuneration brute mensuelle
4 Referentiel France Travail
Code contrat
CDD
Nature de contrat
(Contrat travail)
Code NAF
85.59A
Secteur d'activite
Formation continue d'adultes
5 Metier (ROME)
M1604 — Assistant / Assistante de direction
Appellation : Secrétaire de direction
6 Les Avantages
Remuneration et complements
- Téléphone mobile
- Ordinateur portable
Conditions et avantages
- 37H5/semaine Travail en journée
- Temps plein
- Ponctuels Zone départementale
- Employé qualifié
- En contact avec du public
- Possibilité de télétravail
- Taille de l'etablissement : 10 à 19 salariés
A propos de l'employeur
Formation continue d'adultes
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