Assistant(e) administratif(ve) et qualité - | Saint-Denis | 214CWQD

Assistant(e) administratif(ve) et qualité - Apprentissage H/F Contrat : Apprentissage Durée : 24 mois Lieu : Sainte-Clotilde Rémunération : Selon la grille de rémunération apprentissage en rigueur Début du contrat : Dès que possible Description du poste Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et qualité en apprentissage pour accompagner notre équipe dans la gestion administrative et le suivi de notre démarche qualité, notamment dans le cadre de la certification QUALIOPI. Vous serez progressivement formé(e) à nos procédures et participerez à la constitution, au suivi et à l'actualisation des éléments nécessaires au bon fonctionnement administratif et qualité de la structure. Vos principales missions Suivi administratif et certification QUALIOPI : - Récupérer les documents et éléments de preuve nécessaires à la certification QUALIOPI auprès des différents interlocuteurs. - Effectuer le tri, le scan, la numérisation et le classement des documents. - Assurer l'archivage physique et numérique des pièces justificatives. - Organiser et maintenir à jour les dossiers de preuves liés aux différents indicateurs QUALIOPI. - Vérifier la présence et la conformité des documents selon les procédures internes. - Identifier les documents manquants et effectuer les relances nécessaires auprès des équipes et intervenants. - Participer à la préparation des audits QUALIOPI et à la mise à disposition des documents demandés. - Participer au suivi des actions correctives et à la mise à jour des documents qualité. - Assurer la veille et le classement des documents relatifs aux évolutions de la réglementation et des exigences qualité, avec l'accompagnement de la responsable Qualité. Gestion des contrats d'apprentissage - Préparer et rédiger les contrats d'apprentissage. - Collecter les informations et pièces nécessaires à l'établissement des contrats. - Vérifier la complétude des dossiers et effectuer les relances nécessaires. - Assurer le classement et l'archivage des contrats et documents associés. - Mettre à jour les tableaux de suivi des contrats et des dossiers en cours. Missions administratives complémentaires Selon les besoins de la structure, vous pourrez également être amené(e) à : - Assurer la mise à jour des bases de données et tableaux de suivi. - Participer au suivi administratif des dossiers des apprenants. - Participer à la gestion et au classement des dossiers du personnel et/ou des intervenants. - Assurer le suivi des échéances administratives. - Participer à la préparation de documents, tableaux de bord et indicateurs de suivi. - Contribuer à l'amélioration et à la formalisation des procédures administratives. - Participer à la digitalisation et à l'organisation de l'archivage documentaire. -Apporter un soutien administratif quotidien à l'équipe. Profil recherché Nous recherchons avant tout une personne organisée, rigoureuse et méthodique, souhaitant développer ses compétences dans le domaine administratif et de la qualité. Vous êtes : À l'aise avec l'outil informatique et les outils bureautiques. Organisé(e) et attentif(ve) aux détails. À l'aise avec le classement et la gestion documentaire. Capable de respecter des procédures et des délais. À l'aise dans la communication et les échanges avec différents interlocuteurs. Discret(ète) et respectueux(se) de la confidentialité des documents traités. Doté(e) d'un bon niveau d'expression écrite et orale. Curieux(se), volontaire et désireux(se) d'apprendre. Une première expérience administrative ou une formation dans le domaine de l'administration, de la gestion, des ressources humaines ou de la qualité serait appréciée.

Experience

Débutant accepté

Formation

• Niveau Bac

Competences

• Classer des documents (souhaite)
• Mettre à jour un dossier, une base de données (souhaite)
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie (souhaite)

Qualites professionnelles

• Faire preuve de réactivité - Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision - Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

M1607 — Secrétaire

Appellation : Assistant administratif / Assistante administrative

Conditions et avantages

• 35H/semaine Travail en journée
• Temps plein
• Employé non qualifié
• Taille de l'etablissement : 3 à 5 salariés

A propos de l'employeur

Formation continue d'adultes