Contrat
CDI
Territoire
Guyane
Ville
Saint-Laurent-du-Maroni
Remuneration
Mensuel de 2400.0 € sur 12.0 mois
Experience
3 An(s)
Candidature
Externe
1 Le Poste
---Poste à pourvoir à Saint-Laurent du Maroni, Guyane Française, 97320---
Vous travaillerez au sein d'un établissement médico social et vous aurez les missions suivantes:
FINALITÉ DU POSTE :
Assister la direction dans la gestion administrative, l'organisation des activités et la coordination des informations internes et externes. Contribuer au bon fonctionnement de l'établissement en prenant en charge des tâches variées.
MISSIONS PRINCIPALES :
Assurer le soutien administratif de la direction, en préparant les documents nécessaires et en gérant les tâches courantes.
Organiser les agendas et réunions, en planifiant les rendez-vous et en coordonnant les participants.
Rédiger et mettre en forme des documents officiels tels que courriers, comptes rendus, notes de service et rapports.
Gérer les communications internes et externes, en facilitant les échanges entre la direction, les équipes et les partenaires.
Veiller à la bonne organisation des archives et dossiers administratifs pour garantir un accès rapide et structuré à l'information.
ACTIVITÉ DÉTAILLÉE :
Gestion administrative :
Rédiger et envoyer des courriers, notes de service et communications officielles.
Assurer le suivi des dossiers administratifs (dossiers du personnel, correspondances avec les institutions).
Organisation et coordination :
Gérer l'agenda de la direction et organiser les rendez-vous ou réunions.
Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, mise en place de la salle d'accueil, prises de notes et diffusion des comptes rendus).
Accueil et communication :
Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques ou visiteurs destinés à la direction.
Diffuser les informations importantes auprès des équipes ou partenaires externes.
Suivi des projets :
Aider à la mise en œuvre et au suivi des projets en lien avec la direction.
Assurer le reporting régulier des actions entreprises.
Gestion documentaire :
Organiser le classement et l'archivage des documents physiques et numériques.
Gérer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
Participation au projet associatif :
Participer au travail institutionnel, à la démarche qualité et à la mise en place des outils de la loi 2002-2 avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Pack MICROSOFT...) et les logiciels de gestion documentaire.
Rédiger des documents administratifs avec une orthographe et une syntaxe irréprochable.
Gérer les priorités dans un environnement aux activités multiples et parfois imprévisibles.
Respecter les protocoles administratifs et assurer la confidentialité des informations.
Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux (organisation, terminologie, partenaires).
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES :
Organisation et rigueur : Garantir une gestion précise et méthodique des tâches confiées.
Discrétion et confidentialité : Gérer des informations sensibles avec éthique et professionnalisme.
Réactivité et polyvalence : Faire preuve d'adaptabilité face aux urgences ou imprévus.
Capacité relationnelle : Interagir efficacement avec les équipes, les partenaires et les usagers.
Esprit d'initiative : Proposer des solutions ou des améliorations pour optimiser les processus administratifs.
2 Le Profil Recherche
Experience
3 An(s)
Formation
- Bac+2 ou équivalents
Permis
- B - Véhicule léger (exige)
Competences
- Gestion administrative du courrier (souhaite)
- Planification des tâches et gestion des priorités (souhaite)
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité (souhaite)
- Assurer un accueil téléphonique (souhaite)
- Accueillir, orienter, renseigner un public (souhaite)
- Archiver des dossiers et documents de référence (souhaite)
- Classer des documents (souhaite)
- Collecter et analyser des données, des informations (souhaite)
- Créer, organiser ou coordonner un évènement (souhaite)
- Gérer un planning (souhaite)
- Mettre à jour un dossier, une base de données (souhaite)
- Organiser des déplacements professionnels (souhaite)
- Organiser et contrôler un approvisionnement (souhaite)
- Organiser la logistique des recrutements et des formations (souhaite)
- Réaliser la gestion administrative des contrats (souhaite)
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité (souhaite)
- Relayer de l'information (souhaite)
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles (souhaite)
- Utiliser les outils numériques (souhaite)
Qualites professionnelles
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Etre force de proposition - Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
- Faire preuve de réactivité - Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
7 Compétences requises
- Gestion administrative du courrier Souhaitée
- Planification des tâches et gestion des priorités Souhaitée
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Souhaitée
- Assurer un accueil téléphonique Souhaitée
- Accueillir, orienter, renseigner un public Souhaitée
- Archiver des dossiers et documents de référence Souhaitée
- Classer des documents Souhaitée
- Collecter et analyser des données, des informations Souhaitée
- Créer, organiser ou coordonner un évènement Souhaitée
- Gérer un planning Souhaitée
- Mettre à jour un dossier, une base de données Souhaitée
- Organiser des déplacements professionnels Souhaitée
- Organiser et contrôler un approvisionnement Souhaitée
- Organiser la logistique des recrutements et des formations Souhaitée
- Réaliser la gestion administrative des contrats Souhaitée
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Souhaitée
- Relayer de l'information Souhaitée
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Souhaitée
- Utiliser les outils numériques Souhaitée
8 Qualités professionnelles
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs — Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Etre force de proposition — Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
- Faire preuve de réactivité — Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
9 Langues & Permis
Permis :
B - Véhicule léger
10 Conditions de travail
Nombre de postes
1
Durée de travail
38H/semaine
Travail en journée
Déplacements
Ponctuels
Expérience obligatoire
Oui
3 Remuneration
Mensuel de 2400.0 € sur 12.0 mois
Remuneration brute mensuelle
4 Referentiel France Travail
Code contrat
CDI
Nature de contrat
(Contrat travail)
Code NAF
88.99B
Secteur d'activite
Action sociale sans hébergement n.c.a.
5 Metier (ROME)
M1604 — Assistant / Assistante de direction
Appellation : Assistant / Assistante de direction
6 Les Avantages
Remuneration et complements
- Titres restaurant / Prime de panier
- CSE
Conditions et avantages
- 38H/semaine Travail en journée
- Temps plein
- Ponctuels
- Technicien
- Taille de l'etablissement : 10 à 19 salariés
A propos de l'employeur
Action sociale sans hébergement n.c.a.
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